Da qualche settimana, e chissà per quanto tempo ancora, le riunioni di lavoro dovranno sfruttare la tecnologia. Video call sarà una espressione sempre più familiare.
Può essere quindi utile, oltre che attuale, riflettere su alcune particolarità di tale modalità, soprattutto in tema di assemblea societaria.
Bisogna distinguere il caso dell’avviso di convocazione che preveda che l’assemblea si svolgerà «esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti» (articolo 106, comma 2, Dl 18/2020) dall’ipotesi dell’assemblea convocata con il sistema tradizionale e alla quale si possa partecipare sia fisicamente che in audio/video conferenza.
Nel primo caso (full audio/video conference) è derogata, ai sensi del dl 18/2020, ogni clausola statutaria: quindi, tutti possono stare online e presidente e segretario possono non trovarsi nello stesso luogo; il verbale può essere firmato dal solo segretario.
Nel secondo caso (svolgimento tradizionale) un luogo di convocazione deve necessariamente essere indicato nell’avviso di convocazione, a beneficio di chi voglia intervenire di persona, il che ovviamente non può essere impedito (se non imponendo la modalità di svolgimento in full audio/video conference di cui sopra).
Ma non sembra inficiare la legittimità delle deliberazioni che l’adunanza assume (considerato che viviamo un periodo nel quale devono essere «adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto» (articolo 1, q), Dpcm 8 marzo 2020) se:
- a) l’adunanza non sia convocata, ma si svolga in forma totalitaria e con tutti i partecipanti collegati online: in tal caso, il luogo di svolgimento della riunione è elemento che pare non avere alcuna rilevanza né pare avere alcuna rilevanza che segretario e presidente si trovino in luoghi diversi; il verbale potrà essere firmato dal solo segretario;
- b) l’adunanza sia in effetti convocata in un dato luogo ma, per accordo tra tutti coloro che vi partecipano (o che vi potrebbero partecipare, anche se poi non vi partecipino), si decida di svolgerla online (e, quindi, nessuno acceda al luogo in cui l’assemblea è convocata): anche in questo caso il luogo fisico in cui la riunione è stata convocata perde qualsiasi rilevanza;
- c) la società predisponga, nel luogo indicato per la riunione, un sistema sicuro di identificazione di eventuali affluenti (si pensi a una segreteria che li identifichi all’ingresso e a un collegamento video che mostri dal vivo la sala ove vi è l’affluenza fisica), i quali siano messi in grado di partecipare all’adunanza in real time con la possibilità di presentare o ricevere eventuale documentazione che sia occorrente allo svolgimento della riunione: non pare essere un attentato alle deliberazioni che si assumono che il presidente e il segretario dell’adunanza siano in collegamento online, ciascuno da una località diversa.
Si può ritenere che quando l’interesse di chi intenda accedere fisicamente al luogo di riunione riceva piena soddisfazione (e cioè egli possa accedere fisicamente e partecipare in tempo reale, senza alcuna deminutio), non può francamente essere che il fatto della convocazione in un certo luogo, costringa a intervenire in quel luogo anche il segretario verbalizzante, dato che può benissimo percepire egualmente gli eventi assembleari assistendo online.
